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GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern und Aufzeichnungen

Zum 01.01.2020 sind die novellierten GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern und Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) in Kraft getreten.

Mit der Novellierung wurden eine Reihe von Erleichterungen und Konkretisierungen gegenüber der zum 01.01.2015 in Kraft getretenen GoBD eingeführt. So mussten bisher elektronische Eingangsrechnungen (Edifact, EDI, PDF, per Mail etc.) in ihrem Ursprungsformat aufbewahrt werden. Mit der Novelle der GoBD ist es jetzt zulässig das elektronische Datenformat umzuwandeln, sofern bestimmte Regeln beachtet werden. Es dürfen bspw. keine Informationen verloren gehen und die elektronische Auswertbarkeit der Daten für die Finanzbehörden darf sich nicht verschlechtern.

Mit den neuen GoBD ist nun mobiles Scannen dem stationären Scannen von Belegen gleichgestellt. Hier wird insbesondere der vereinfachten Abwicklung von Reisekostenbelegen Rechnung getragen. Belege können jetzt auch mobil z.B. mit einem Smartphone fotografiert und anschließend elektronisch der Abrechnungsstelle im Unternehmen übermittelt werden. Wichtig ist die Sicherstellung der vollständigen bildlichen Wiedergabe des Originalbelegs, ggf. auch der Rückseite z.B. bei Bewirtungsbelegen, wenn dort die bewirteten Personen aufgeführt sind.

Nach der novellierten GoBD ist auch die Verarbeitung und Speicherung von steuerrelevanten Daten in der Cloud und zwar sowohl im Inland wie auch im Ausland zulässig. Allerdings ist zu beachten, dass bei Auslandsverlagerung weiterhin eine Genehmigung zur Verlagerung nach §146 Absatz 2a AO durch das Finanzamt erforderlich ist.

Neben diesen und weiteren Erleichterungen durch die Novellierung der GoBD gibt es auch eine Reihe von Verschärfungen bzw. Konkretisierungen gegenüber der GoBD 2015. Insbesondere die Pflicht zur Erstellung einer Verfahrensdokumentation, welche die steuerrelevanten Verarbeitungsprozesse und das zugehörige interne Kontrollsystem beschreiben wurden hervorgehoben.

Es ist davon auszugehen, dass mit der weiteren Konkretisierung ein verstärktes Augenmerk von Betriebsprüfern auf das Vorhandensein einer Verfahrensdokumentation gelegt wird. Des Weiteren wird künftig darauf geachtet, dass elektronische Belege in digitale Prozesse überführt werden und nicht lediglich ein Ausdruck von elektronischen Rechnungen als Buchungsbeleg verwendet wird.

Eingestellt am: 27.02.2020